WhatsApp, LGPD e prontuário na clínica de HOF: o que a lei e os conselhos pedem

Foto do pós-procedimento enviada pela paciente, áudio com dúvida sobre o inchaço, orçamento em PDF: boa parte do atendimento de uma clínica de HOF passa pelo WhatsApp. Pela Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), dado referente à saúde é dado pessoal sensível (art. 5º, II), e isso muda o jeito de guardar, compartilhar e registrar cada conversa. Somam-se à LGPD a lei do prontuário digital (Lei nº 13.787/2018), as resoluções da ANPD e as normas dos conselhos.

O que a LGPD e a ANPD exigem quando o dado é de saúde

Dado sensível só pode ser tratado nas hipóteses do art. 11. Sem consentimento, a lei admite, entre outras, o cumprimento de obrigação legal ou regulatória, o exercício regular de direitos e a tutela da saúde, "exclusivamente, em procedimento realizado por profissionais de saúde". Prontuário, anamnese e fotos clínicas cabem aí. Usar a mesma foto em rede social ou aula é outra finalidade, que pede consentimento específico e destacado (art. 11, I). O legítimo interesse, comum no marketing, não aparece entre as hipóteses para dado sensível.

A lei pede ainda o mínimo de dados necessário (princípio da necessidade, art. 6º) e medidas de segurança contra acesso não autorizado, perda ou vazamento (art. 46).

Clínica pequena: o que a ANPD flexibiliza

A Resolução CD/ANPD nº 2/2022 criou regras mais simples para agentes de tratamento de pequeno porte, como microempresas e empresas de pequeno porte. Eles não são obrigados a indicar encarregado (o DPO), mas precisam manter um canal de comunicação com o titular (art. 11). Podem fazer o registro das operações de forma simplificada (art. 9º), adotar política simplificada de segurança (art. 13) e têm prazos em dobro (art. 14).

Há uma ressalva que pesa na saúde. Fica fora do regime simplificado quem faz tratamento de alto risco, definido pela soma de um critério geral (larga escala, ou tratamento que possa afetar significativamente direitos dos titulares) com um específico, e o uso de dados sensíveis é um dos específicos (art. 4º). Também fica fora quem passa do limite de receita das empresas de pequeno porte da Lei Complementar nº 123/2006.

Se houver incidente, como um celular perdido com conversas de pacientes ou uma foto enviada ao contato errado, vale a Resolução CD/ANPD nº 15/2024. Quando o incidente puder causar risco ou dano relevante, e dado sensível é um dos critérios, o controlador comunica a ANPD e os titulares em três dias úteis, contados de quando soube que dados pessoais foram afetados. Para pequeno porte, o prazo é contado em dobro. Todo incidente, comunicado ou não, fica registrado por pelo menos cinco anos.

WhatsApp: celular pessoal ou aparelho da clínica

O Guia Orientativo de Segurança da Informação para Agentes de Tratamento de Pequeno Porte, da ANPD, é direto: quando possível, separe os dispositivos móveis de uso privado dos de uso institucional; se não der para aplicar ao aparelho pessoal medidas de segurança equivalentes às da organização, ele não deve ser usado para fins institucionais. O guia sugere autenticação multifator, aparelhos guardados em local seguro, recurso para apagar dados a distância em caso de perda ou roubo, aplicativos com criptografia de ponta a ponta, contas e senhas não compartilhadas entre funcionários e backups regulares guardados fora do dispositivo principal.

Os conselhos aceitam o aplicativo, com limites. O Parecer CFM nº 14/2017 permite o WhatsApp entre médico e paciente em caráter privativo, mas as informações têm "absoluto caráter confidencial" e não podem circular em grupos recreativos, mesmo que só de médicos. Para dentistas, a Resolução CFO-SEC-278/2025, que regula o exercício da odontologia mediado por tecnologias digitais, manda seguir as mesmas normas do atendimento presencial, com protocolos de segurança digital que preservem o sigilo, e pede termo de consentimento prévio para o teleatendimento.

Fotos da paciente: autorização, lugar e circulação

Fotos clínicas fazem parte do prontuário. Para uso fora dele, o Manual do Prontuário do Paciente em Odontologia, lançado pelo CFO em 2026, orienta obter autorização com "descrição detalhada dos fins" e lembra que a paciente pode revogá-la a qualquer tempo. O Código de Ética Odontológica considera infração exibir paciente ou sua imagem identificável em qualquer meio de comunicação, salvo na docência e em publicações científicas com autorização, e também negligenciar a orientação da equipe sobre sigilo (art. 14). Para médicos, o Código de Ética Médica veda exibir pacientes ou imagens que os tornem reconhecíveis em anúncios, mesmo com autorização (art. 75).

Uma forma de aplicar isso na rotina: a foto tirada no celular vai para o prontuário e sai da galeria do aparelho; não é encaminhada em grupo da equipe; e a autorização para divulgar é um documento separado do termo do procedimento.

O que vai para o prontuário quando a conversa é por mensagem

O Código de Ética Odontológica obriga a manter prontuário legível e atualizado, físico ou digital, preenchido em ordem cronológica com data, hora, nome, assinatura e número no CRO (art. 17). O Código de Ética Médica tem regra equivalente (art. 87). A Lei nº 13.787/2018 permite digitalizar o prontuário desde que se garantam integridade, autenticidade e confidencialidade, com certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito, e só autoriza eliminar prontuários em papel ou digitalizados depois de no mínimo 20 anos do último registro. O manual do CFO considera mais seguro guardar ao longo de toda a vida profissional.

A conversa inteira não precisa ser arquivada. A resolução do CFO sobre teleodontologia diz que o registro segue o mesmo princípio do atendimento presencial e que guardar áudio, imagem e vídeo não é obrigatório; se forem guardados, vale a LGPD. O que tem conteúdo clínico entra no prontuário: data e hora, quem respondeu, o que a paciente relatou (com a foto, se houver), a orientação dada e a conduta, como antecipar o retorno. O manual do CFO pede o registro de intercorrências relatadas pela paciente "em qualquer contexto".

Checklist da clínica

• Número da clínica em aparelho da clínica, com bloqueio de tela, verificação em duas etapas e apagamento remoto ativado.
• Lista de quem atende o WhatsApp, cada pessoa com o próprio acesso, sem senha compartilhada.
• Regra escrita: dado de paciente não vai para grupo da equipe nem para celular pessoal.
• Fotos e relatos clínicos transferidos para o prontuário no mesmo dia e apagados do aparelho.
• Autorização de uso de imagem separada, com finalidade descrita e opção de revogação.
• Canal para a paciente pedir acesso, correção ou cópia dos dados.
• Registro simplificado das operações de tratamento de dados.
• Plano de incidente: quem avalia, quem comunica, em que prazo, e o registro de cada ocorrência.
• Backup periódico guardado fora do aparelho principal.

O WhatsApp facilita o atendimento. O que transforma a conversa em cuidado documentado é o que a clínica faz com ela depois.